Nutzen: Anfragen vorsortieren und Informationen zusammenführen.
Aufwand: Mittel; Postfach, Wissensquellen und Freigabeoberfläche anbinden. Benötigte Systeme: E-Mail und Dokumentensuche.
Datenschutz: Nur freigegebene Postfächer und notwendige Inhalte verarbeiten. Risiken: falscher Empfänger, fehlerhafte Antwort, manipulierte Anhänge. Kostenfaktoren: Modellaufrufe, Konnektoren, Betrieb und laufende Qualitätsprüfung.
Beispielablauf vom Eingang zum Entwurf
Eine Anfrage trifft im freigegebenen Postfach ein. Der Ablauf erkennt das Thema, sucht passende Informationen und erstellt einen Entwurf. Fehlende Angaben werden als Rückfrage markiert. Vor einem möglichen Versand prüft eine zuständige Person Empfänger, Inhalt und Anhänge.
Den Erfolg fachlich messen
Vergleiche bei einer begrenzten Testmenge, wie viele Entwürfe unverändert nutzbar waren und welche Korrekturen nötig wurden. Erfasse auch übersehene Anfragen und falsche Zuordnungen. So wird sichtbar, ob die Vorbereitung den Alltag tatsächlich erleichtert.
- 01E-Mail lesen
- 02Anliegen erkennen
- 03Informationen suchen
- 04Antwort vorbereiten
- 05Mensch bestätigt
- 06E-Mail versenden